北京市金盘网络科技有限公司

作者：翁淳光

Weng Chunguang

( 重慶醫科大(dà)學圖書館, 重 慶 400016)

( Library of Chongqi ng Uni v ersi ty of M edical S ciences, Chongqing 400016)

摘要：圖書館集成管理系統軟件的設計是圖書館自動化系統的關鍵, 其中(zhōng)期刊管理系統在 圖書館自動化系統中(zhōng)有其自身的特點, 并有一(yī) 定難度。本文以金盤公司的軟件爲例, 分(fēn)析期刊管理系統在具體操作中(zhōng)出現的一(yī)些問題。

關鍵詞：金盤 圖書館自動化系統 計算機應用 期刊管理

我(wǒ)館于 1996 年購進北(běi)京金盤電子有限公司的圖書館集成管理系統( Version 2. 1)，該系統通過局域網, 較全面地應用于圖書館各工(gōng)作點。它可在 MS DOS平台上運行, 也可在Windows平台上運行。我(wǒ)館現采用 M S DOS 環境。我(wǒ)館于 1996 年開始逐步使用期刊管理系統,本文将使用過程中(zhōng)的有關問題提出探讨, 進行分(fēn)析。

集成管理系統優化了期刊管理

(1) 書目數據著錄标準化 該系統中(zhōng)文期刊著錄采用CNMARC 格式, 西文期刊著錄采用U NMARC 格式, 加強了期刊著錄的标準化便于期刊的網絡管理和文獻資源共享。爲我(wǒ)校即将開通的校園網絡提供了規範化的數據。

(2) 規範訂購程序 變手工(gōng)操作爲計算機操作, 節省人力、時間和重複勞動。彈出 訂購窗口, 選擇 錄入新刊書目數據 , 可進行期刊标準 MARC 格式的著錄, 在錄入标準 MARC 格式之後, 按回車鍵, 又(yòu)選擇 訂購數據管理 , 可進行新訂、續訂期刊功能。使用該系統可以杜絕期刊重複訂購。目前期刊訂購途徑很多, 如中(zhōng)文期刊可分(fēn)爲郵購、函購, 西文期刊可分(fēn)爲原版和其他交流方式。而且訂購地點也較多, 有中(zhōng)國圖書進出口公司、教育圖書公司、西安世界圖書公司、上海世界圖書公司等。因此手工(gōng)訂購極易出現漏訂和重訂。計算機操作, 訂購情況通過顯示屏一(yī)目了然。西文期刊從預訂數據 096 字段可以看出所需年代是否已訂購,并可看出當前刊的訂購份數、訂購價格、訂購狀态( 新訂、續訂) 、訂購刊别( 原版交換等) 。中(zhōng)文期刊從預訂數據 996 字段可看出當前刊的訂購情況。中(zhōng)文期刊訂購還節省許多手工(gōng)抄寫程序, 計算機可根據用戶的需要自行定義并打印出各種訂單和訂購目錄, 并可将月價、季價、半年價自動轉換成年價。

(3) 驗收登到明朗化 進入 驗收登到 窗口, 将期刊的年、卷、期和複本量輸入, 之後便可從顯示屏上調出該種期刊到刊情況。期刊不按順序登到, 該系統可自動排序。采購人員在選擇訂刊途徑時, 可調出該項, 了解當前期刊的到刊情況, 并且相互之間可進行比較。讀者查詢新到期刑, 隻需由工(gōng)作人員調出該項, 便可了解新到期刊目次。

(4) 簡化裝訂程序 期刊裝訂工(gōng)作程序較多, 手工(gōng)操作時重複勞動現象嚴重。就一(yī)批裝訂期刊目錄就要用打字機重複多遍: 打裝訂清單、打借出卡片、打館藏财産登記目錄等。應用該系統隻需先打出借出卡片, 根據借出卡片再錄入裝訂數據。根據裝訂數據計算機自動排序, 此時彈出 打印裝訂清單 窗口, 打印出裝訂清單。期刊裝訂完畢後, 進行驗收, 入典藏, 并輸入裝訂批号和财産登錄的起始号碼, 該系統将自動生(shēng)成該批期刊的登錄号, 最後打印出館藏财産登記目錄。

(5) 清楚期刊沿革變化 彈出 關聯期刊 菜單, 可根據記錄著錄的刊史沿革變化的情況,顯示出當前刊改名、繼承、合并、分(fēn)出等記錄。使用戶十分(fēn)方便地浏覽一(yī)種期刊因發展變化而産生(shēng)的多個記錄的館藏。

集成管理系統在期刊管理中(zhōng)可改進的地方

(1) 驗收登到窗口 打印收登清單, 在驗收登到的菜單上, 分(fēn)别列出期刊發送的閱覽室, 但是當打印清單時卻不能按閱覽室的編号分(fēn)别打印, 如能修改一(yī)下(xià), 可分(fēn)别打出各閱覽室的發送清單, 那麽在接收時可更加清楚。

(2) 打印催詢通知(zhī)單 該項功能希望能加強準确率, 如打印西文生(shēng)物(wù)類期刊缺刊時, 從大(dà)于或等于項輸入期刊号 B001, 從小(xiǎo)于或等于項輸入 B214, 結果顯示有的期刊爲 沒有到任何一(yī)期 , 可手工(gōng)查閱登到目錄已到好幾期了。

(3) 裝訂窗口 按系統程序規定, 每批裝訂完畢後的期刊, 經過驗收, 系統自動将當前日填入 驗收日期 中(zhōng), 然後進入 入典藏 界面, 輸入指定裝訂的批次号和起始登錄号, 系統會根據已驗收期刊自動生(shēng)成裝訂刊的登錄号, 這樣裝訂期刊進入典藏數據庫, 然後打印出館藏财産登記目錄。可在實際應用中(zhōng), 發現有些未驗收的期刊仍被打印出來, 事實上該功能隻認裝訂的批号, 而沒在意是否驗收, 這樣打出來的館藏财産登記目錄總與驗收後的目錄有差錯。

(4) 收藏卷期窗口 該系統屬網絡多用戶版, 因此用戶可以在圖書館以外(wài)的地方查訪圖書館的藏書情況。 收藏卷期 窗口就是該系統向用戶開放(fàng)的窗口之一(yī)。然而這窗口的數據必須由工(gōng)作人員每年逐冊進行輸入。設想能否從數據庫中(zhōng)直接生(shēng)成, 這樣可減少工(gōng)作程序、也增加數據的一(yī)緻性。

期刊管理系統的程序設置有一(yī)定難度, 期刊的出版周期、期刊名稱、出版機構、郵發代号、訂購形式等等都受其出版内容、出版經費等的影響, 變化較多, 因此在設置程序時既要考慮到它的規範性, 又(yòu)要考慮到它的靈活性, 實屬不易。願該系統在實際應用中(zhōng)不斷改進, 做到凡是系統提供的功能都能達到預期的目的。

目前金盤公司已指出 Window s 95( GDL IS Version 2. 5) , 新的操作環境我(wǒ)館尚未開展, 但通過用戶手冊介紹和實際演示,可以看出有的操作形式已有改進。

爲了充分(fēn)發揮集成系統的功能, 适應技術服務與讀者服務組織結構的變化, 圖書館界已經開始采取一(yī)些相應的辦法。由于傳統功能型結構的打破, 多工(gōng)作任務小(xiǎo)組的矩陣型結構的确立, 不少圖書館開始推行全面質量管理( T otal Qualit y Manag ement T QM ) 模式。全面質量管理方式的使用, 使圖書館的組織變得更爲平坦, 每個工(gōng)作人員具有更強的自主性和責任感。

此外(wài), 因爲自動化集成系統的運用, 爲圖書館打破集中(zhōng)管理模式而采用分(fēn)散管理模式提供了條件和手段。分(fēn)布的書目數據庫不僅給予了各個分(fēn)館更大(dà)的自主權, 同時也給各個部門和小(xiǎo)組帶來更大(dà)的自主性。各個部門、各個小(xiǎo)組和各個個人都可以自由地維護和使用個别的或整個系統的文檔。集成系統保證了分(fēn)工(gōng)分(fēn)散運行的圖書館工(gōng)作的一(yī)緻性和統一(yī)性。現代技術的應用必将對知(zhī)識經濟時代的圖書館發揮越來越大(dà)的作用, 重組的圖書館各部門也将在知(zhī)識經濟時代發揮更重要的作用。

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